Melacak Kesalahan Pencatatan Hpp Dan Stok Masuk Pada Gampang Apotek Dan Gampang Toko

Pada saat awal pemakaian program Gampang Apotek dan Gampang Toko sering kami jumpai klien yang mengeluh karena laporan laba/rugi penjualan dan stoknya tidak sesuai. Dan setelah kami cek ternyata penyebabnya cuma dari beberapa item barang yang salah input stok masuknya. Gampang Apotek dan Gampang Toko memiliki sistem inventori dengan kartu stok yang cukup detail dan akurat sehingga kesalahan penginputan ini bisa dicek dan diperbaiki dengan mudah.

Salah satu contoh kasus adalah saat input penjualan muncul peringatan "harga jual AIR MINERAL 600 ML (Rp 1.000) di bawah harga jual di kartu stok", dan otomatis di laporan rekap laba/rugi penjualan per produk marginnya minus.

Sehingga akan mengakibatkan laporan laba/rugi menjadi minus seperti ini:

Langkah pertama untuk memperbaiki hal ini adalah kita cari dulu PLU barang yang salah input, jika belum diketahui paling simpel bisa dicek di laporan rekap laba/rugi penjualan per produk.

Dari laporan rekap laba/rugi penjualan per produk ini ditemukan ada masalah dengan HPP adalah 000193 - AIR MINERAL 600 ML. 

Setelah PLU ditemukan kemudian kita lihat arus keluar masuk barang di laporan kartu stok dengan periode mulai beberapa bulan sebelumnya misal 3 bulan sebelumnya.

Setelah filter laporan terisi kemudian klik Tampilkan.

 

Dari sini terlihat bahwa stok masuk pada tanggal 25/12/2022 jam 14:36:26 salah terinput dengan HPP satuan Rp 1.852.000, sehingga ketika dijual dengan harga Rp 2.500 akan minus padahal HPP satuan yang benar adalah Rp 1.852. Untuk stok keluar tidak perlu diperbaiki karena otomatis akan mengambil secara FIFO dari stok masuknya. 

Setelah diketahui transaksi stok masuknya kemudian dilihat nomor refnya RJK-000067 adalah transaksi koreksi stok (awalan nomor referensi RJK-). Sehingga akan kita perbaiki transaksi koreksi stoknya lewat menu Transaksi > Koreksi Stok.

Jangan lupa untuk memilih filter tahun dan bulan yang ditampilkan karena transaksi koreksi stok yang akan diperbaiki ada di bulan yang berbeda (Desember 2022) sehingga ketika dilihat di bulan Januari 2023 transaksi tidak ditampilkan. Kemudian dobel klik transaksi yang dimaksud atau klik dan tekan tombol edit untuk mengeditnya.

Setelah transaksi stok terbuka kemudian cari item AIR MINERAL 600 ML sehingga akan ditemukan HPP Satuan Rp 1.852.000. Untuk memperbaiki klik kolom HPP Satuan dan diedit menjadi nilai yang benar yaitu Rp 1.852.

Setelah catatan transaksi diperbaiki kemudian klik tombol Simpan.

Kemudian kita akan memeriksa laporan kartu stok setelah transaksi diperbaiki dan terlihat dari laporan bahwa HPP Satuan di kartu stok telah diperbaiki sehingga pada transaksi penjualan berikutnya tidak akan muncul warning harga jual dibawah HPP barang tersisa di kartu stok lagi.

Kemudian kita juga cek laporan rekap laba/rugi penjualan per produknya telah normal. Karena laporan rekap laba/rugi penjualan per hari mengambil dari data yang sama dipastikan sudah normal juga.

Sekian artikel kali ini, semoga bermanfaat.

Membuat Backup Database Gampang Toko dan Gampang Apotek Ke Dropbox

 

Gampang Toko dan Gampang Apotek adalah aplikasi database yang sangat membutuhkan sistem backup database yang bisa diandalkan, karena ketika terjadi kerusakan komputer atau file database maka transaksi yang dicatat selama berhari-hari bisa hilang dan akan sangat sulit untuk mencatatnya kembali. Database backup bisa mengurangi data yang hilang akibat kerusakan pada file database yang sangat parah dan tidak memungkinkan untuk diperbaiki yaitu dengan mengembalikan database seperti saat backup database dilakukan sehingga meminimalkan kehilangan data.

Selain backup database yang bisa dilakukan secara manual fungsi perawatan otomatis pada Gampang Toko dan Gampang Apotek memiliki fasilitas untuk melakukan backup database secara otomatis yang sangat memudahkan karena bisa dilakukan tanpa pengguna capek mela. Ketika diaktifkan maka program akan membackup database setiap pengguna melakukan logout dan pada waktu tertentu yaitu jam 11.00 dan 18.00.Mengapa jam 11.00 dan jam 18.00? Karena saat itu adalah saat yang paling mungkin komputer masih menyala.

Pada versi terbaru fungsi backup database otomatis ini bisa dibatasi maksimal ruang hard disk yang bisa terpakai dan otomatis menghapus file backup paling lama. Selain itu di versi terbaru juga mengurangi beban proses backup database dengan mengijinkan satu proses backup berjalan saja sedangkan di versi sebelumnya masing-masing komputer bisa melakukan proses backup sehingga membebani kerja sistem terutama pada jam 11.00 dan 18.00.

Ketika komputer selalu tersambung dengan internet keamanan file backup bisa ditingkatkan dengan melakukan backup file database ke cloud misalnya menggunakan aplikasi DropBox. Kelebihan backup dengan cloud adalah ketika komputer rusak dan hard disk termasuk hard disk yang dipakai untuk menyimpan file backup rusak dan tidak bisa terbaca lagi, database tetap bisa dikembalikan dengan backup database yang tersimpan di server cloud.

Sebelum bisa membackup database di cloud dengan Dropbox, Anda harus membuat akun Dropbox dan menginstalasi aplikasi Dropbox di salah satu komputer Anda, disarankan adalah komputer yang paling sering mengakses aplikasi Gampang Toko dan Gampang Apotek sehingga paling sering melakukan backup database otomatis. Langkah membuat akun Dropbox dan menginstalasi aplikasi dropbox adalah sebagai berikut:

1. Download installer Dropbox terbaru dari website Dropbox di link ini https://www.dropbox.com/install, kemudian klik Download Dropbox app.
   
   
   
   
   
2. Lakukan Sign Up jika Anda belum memiliki akun Dropbox.
   
   
   
   
   
3. Masukkan nama dan email yang akan digunakan untuk akun Dropbox khususnya untuk backup databasenya, kemudian centang I agree to the Dropbox Terms, kemudian klik Create an account.
   
   
   
   
   
4. Kemudian akan muncul form verifikasi untuk membuktikan Anda bukanlah robot, Klik Verify dan kemudian Anda harus mengklik beberapa gambar yang sesuai.
   
   
   
   
   
5. Setelah itu Anda akan diminta untuk memilih paket yang akan digunakan dan harganya masing-masing, untuk opsi gratis Anda bisa milih Continue with 2 GB Dropbox Stock plan.
   
   
   
   
   
6. Setelah itu download installer Dropbox akan dimulai.
   
   
   
   
   
7. Langkah berikutnya memverifikasi akun Dropbox lewat akun email Anda dengan cara membuka email Anda dan akan masuk email verifikasi dari Dropbox, kemudian klik email tersebut.
   
   
   
   
   
8. Kemudian klik Verify your email dan akun Dropbox Anda akan aktif.
   
   
   
   
   
9. Langkah berikutnya adalah menginstalasi aplikasi Dropbox pada komputer Anda dengan cara menjalankan file installer Dropbox yang telah terdownload tadi yang akan mendownload file yang diperlukan untuk instalasi.
   
   
   
   
   
10. Setelah proses download selesai selanjutnya akan muncul form setting awal aplikasi Dropbox, kemudian klik Advanced Settings untuk mengubah folder utama Dropbox di komputer Anda.
    
    
    
    
11. Setelah itu akan muncul form Advanced Settings, kemudian klik pada folder Dropbox location sehingga akan muncul pilihan, kemudian klik Other.
    
    
    
    
    
12. Setelah itu Anda bisa memilih lokasi folder Dropbox di komputer Anda misalnya di drive D: kemudian klik OK.
    
    
    
    
    
13. Kemudian klik Done untuk melanjutkan.
    
    
    
    
    
14. Setelah itu akan muncul pilihan cara sinkronisasi file. Kemudian pilih Make files local dan klik Continue with Basic.
    
    
    
    
    
15. Setelah itu akan muncul pertanyaan untuk membackup komputer Anda. Jika Anda ingin memaksimalkan space Dropbox khusus untuk membackup database Gampang Apotek dan Gampang Toko Anda maka Anda bisa melewati dengan klik Not righ now.
    
    
    
    
    
16. Dropbox kembali akan menanyakan untuk membackup seluruh komputer Anda, tapi Anda klik Continue to Dropbox.
    
    
17. Setelah itu folder Dropbox akan terbuka, kemudian bikin folder baru dengan nama Autobackup.
    
    
    
    
    
18. Pada tahap ini aplikasi Dropbox telah terinstal dan folder Dropbox dan Autobackup telah tersinkron dan akan terbackup ke server cloud Dropbox secara otomatis.
    

Setelah instalasi Dropbox siap Anda bisa melakukan setting perawatan otomatis agar masuk ke dalam folder Dropbox dan terbackup juga di server cloud Dropbox. Langkahnya sebagai berikut:

1. Buka program Gampang Toko atau Gampang Apotek kemudian klik login dan pilih user owner atau yang memiliki izin akses untuk Setting Perawatan Otomatis.
   
   
   
   
2. Setelah itu klik menu Sistem > Setting Perawatan Otomatis.
   
   
   
   
   
3. Setelah itu akan muncul form Setting Perawatan Otomatis. Kemudian masukkan folder Autobackup yang telah tersinkron ke server cloud Dropbox ke Backup Directory. Kemudian set Limit Backup ke 2000 MB karena ruang di server cloud Dropbox Anda dibatasi 2000 MB atau 2 GB. Kemudian klik Simpan untuk menyimpan settingan Anda.
   
   
   
   
   
4. Pada tahap ini database Gampang Apotek dan Gampang Toko Anda akan selalu terbackup secara otomatis setiap kali Anda logout dan setiap jam 11.00 dan 18.00. Kemudian file backup yang tersimpan akan otomatis terupload ke server cloud Dropbox sehingga ketika hard disk di komputer Anda rusak masih ada cadangan di server cloud Dropbox.

Demikianlah cara untuk membackup database Gampang Toko dan Gampang Apotek ke Dropbox. Semoga bermanfaat.

Melakukan Rekalkulasi HPP dan Stok Akhir pada Gampang Toko dan Gampang Apotek

 

Untuk melakukan rekalkulasi HPP dan stok akhir pada Gampang Toko dan Gampang Apotek lewat menu Peralatan > Recalc Cost Of Good Sold. Fungsi Recalc Cost Of Good Sold digunakan pada saat terjadi kerusakan database yang mengakibatkan laporan stok seperti laporan arus stok, laporan kondisi stok ataupun laporan yang melibatkan HPP misal laba/rugi penjualan menjadi tidak valid atau berbeda dengan transaksi yang tercatat. 

Pada pencatatan transaksi sehari-hari secara otomatis HPP dan stok akhir akan terhitung. Sehingga tidak membutuhkan Recalc Cost Of Good Sold.

Langkah untuk melakukan rekalkulasi HPP dan stok akhir pada Gampang Toko dan Gampang Apotek adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Peralatan > Recalc Cost Of Good Sold.
   
   
   
   
   
   
   
2. Masukkan angka konfirmasi, kemudian klik OK.
   
   
   
   
3. Pada saat proses rekalkulasi HPP dan stok akhir berlangsung tidak boleh dibatalkan atau sambil input transaksi khususnya transaksi yang berhubungan dengan stok barang karena akan mengganggu perhitungan stok akhir barang yang mengakibatkan stok barang tidak akurat.
   
   
4. Jika dibatalkan ditengah proses maka laporan stok barang akan kosong dan ketika dilanjutkan input transaksi maka stok akhir dan kartu stok akan kacau. Masalah ini bisa diperbaiki dengan mengulangi lagi proses Recalc Cost Of Good Sold sampai selesai sehingga arus stok dan stok akhir barang akan kembali normal.

 Sekian dan semoga artikel ini bermanfaat.

Menginstalasi Software POS Gampang Toko dan Gampang Apotek pada Jaringan LAN

Ketika penjualan pada toko atau minimarket atau apotek semakin banyak, tidak mungkin bisa dihandle menggunakan program dengan satu komputer saja. Bayangkan ketika ada 3 penjualan yang mengantri tiba-tiba masuk barang dari sales yang harus dicatat transaksi pembeliannya atau ada sales yang melakukan penagihan hutang yang harus dicatat pembayaran pelunasan hutangnya. Sehingga agar menjadi lebih efisien kita bisa menggunakan 2 atau 3 komputer. Satu buah komputer untuk kasir mencatat penjualan, sedangkan satu lagi untuk keperluan pencatatan pembelian, pelunasan hutang, menampilkan laporan. Mungkin juga kita menambahkan satu buah komputer lagi untuk bagian akuntansi untuk mengelola keuangan.

Software POS Gampang Toko dan Gampang Apotek telah dirancang untuk dijalankan pada jaringan LAN sehingga bisa bekerja dengan sangat efisien dengan jaringan LAN. Cara mengkonfigurasi program Gampang Toko dan Gampang Apotek agar bisa berjalan di jaringan LAN juga sangat mudah.

Untuk melakukan konfigurasi koneksi database Anda harus membuka window login, klik tombol Login pada halaman utama, sehingga akan muncul window login sebagai berikut:

 Klik dalam kotak daftar karyawan lalu tekan Alt+Shift+F3 sehingga akan muncul window berikut ini:

Langkah-langkah yang dilakukan:

1. Pilih Jenis Server Firebird 2.
2. Masukkan IP Address atau nama dari komputer server pada inputan Database Server, misalnya: 192.168.0.1. Untuk mengetahui IP Address dari masing-masing komputer pada jaringan LAN Anda bisa ditanyakan kepada teknisi yang membangun jaringan LAN tersebut.
3. Masukkan path database pada komputer server pada inputan Databae Name,
   misalnya:
   C:\Program Files (x86)\Gampang Toko\Database\GAMPANGMINIMARKETZ.GDB.
4. Masukkan user name database server pada inputan User Name.
5. Masukkan password pada inputan Password dan ulangi pada inputan Uji Password.
   Secara default database server memiliki user name: SYSDBA dan password: masterkey.
6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan setting.

Membuka Firewall Pada Komputer Server

Pada sistem operasi Windows XP SP2 keatas biasanya telah terinstal software Firewall yang berfungsi untuk melindungi komputer dari network attack baik dari internet maupun dari jaringan lokal. Firewall sangat bermanfaat untuk melindungi sistem sehingga kami merekomendasikan untuk selalu menghidupkan firewall.

Pada komputer yang terpasang firewall agar database server yang digunakan oleh software Gampang Toko dan Gampang Apotek bisa mengaksesnya harus dibuka port 3050 karena aliran data dari komputer server ke komputer klien melewati port tersebut.

 

Cara membuka port 3050  pada firewall standar bawaan Windows 7 ke atas adalah sebagai berikut:

1. Buka control panel windows.
2. Klik system and security.
3. Klik windows firewall.
4. Klik advanced settings.
5. Klik inbound rules.
6. Klik new rule.
7. Pilih port, lalu klik next.
8. Pilih tcp, isi port 3050, lalu klik next.
9. Pilih allow thr connection, lalu klik next.
10. Cek semua lalu klik next.
11. Beri nama "FB Server" lalu klik finish.

Cara membuka port 3050 pada Firewall standar bawaan Windows XP adalah sebagai berikut:

1. Bukalah Control Panel dari Windows sehingga akan muncul tampilan berikut ini:
   
2. Buka item Security Center sehingga akan muncul tampilan berikut ini:
   
3. Buka item Windows Firewall.
    
4. Buka halaman Exceptions untuk setting pengecualian firewall sebagai berikut:
   
5. Klik Add Port kemudian masukkan 3050 untuk Firebird Server:
   

Demikianlah cara setting Software POS Gampang Toko dan Gampang Apotek pada jaringan LAN. Semoga bermanfaat bagi Anda.

Menggunakan Sistem Informasi Akuntansi Terpadu pada Software POS Gampang Toko dan Gampang Apotek

Program Gampang Toko dan Gampang Apotek memiliki modul akuntansi yang terintegrasi dengan modul inventori, manajemen hutang, manajemen piutang dan penjualan kasir. Karena terintegrasi sehingga seluruh data transaksi penjualan, transkasi pembelian, transaksi stok akan terauto post ke jurnal umum secara otomatis sehingga tidak perlu dilakukan secara manual dan pegawai cukup menginput transaksi akuntansi lain selain yang sudah dimasukkan di menu transaksi Gampang Toko maupun Gampang Apotek. Selain itu modul akuntansi bisa menggenerate laporan akuntansi seperti Laporan Jurnal Umum, Laporan Buku Besar, Laporan Neraca Saldo, Laporan Laba/Rugi, dan Laporan Neraca secara instan.

Ketika mendengar istilah akuntansi yang terlintas di benak sebagian besar dari kita adalah angka-angka yang banyak, tabel jurnal dan buku besar yang panjang, kerumitan dalam menentukan posting ke kolom debit-kredit dan banyak lagi kerumitan yang lain. Hal ini tidak akan Anda temukan pada modul akuntansi Gampang Toko dan Gampang Apotek karena dirancang simpel, mudah dipelajari, dan nyaman digunakan. Kelemahannya adalah tidak sedetail seperti program akuntansi yang lebih mahal.

Sebelum memulai tahapan penggunaan modul akuntansi ini Anda harus terlebih dahulu melakukan setup hutang dan piutang awal dan juga melakukan stok opname untuk menyesuaikan data persediaan. Nilai akun hutang dagang, piutang dagang dan akun persediaan barang dagangan akan selalu menyesuaikan dengan kondisi pada Gampang Toko dan Gampang Apotek.

Setting Chart of Account

Untuk memulai tahapan penggunaan Sistem Informasi Akuntansi pada Software POS dari Ariefsoft hal pertama yang harus dilakukan adalah menyesuaikan Chart Of Account (COA) yang merupakan daftar akun atau prakiraan yang digunakan selama periode akuntansi. Biasanya Setting Chart of Account hanya perlu dilakukan sekali pada tahap awal menggunakan sistem informasi akuntansi saja tetapi Anda masih bisa mengubah lagi Setting Chart of Account setiap saat ketika terjadi perubahan keadaan misalnya ada penambahan prakiraan pendapatan baru atau prakiraan biaya operasional baru. Untuk memulai mengedit Chart Of Account klik tombol Control, pilih Setting Akun sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:

Kolom Kode menampilkan kode akun, kolom keterangan menampilkan keterangan akun sedangkan kolom kelompok menampilkan kelompok akun. Setelah instalasi data chart of Account akan berisi daftar akun yang biasa digunakan pada usaha dagang sederhana dengan menggunakan kode digit desimal sebagai kode akun.

Khusus pada sistem informasi akuntansi ini kelompok prakiraan digunaan untuk mengelompokkan akun kedalam jenisnya masing-masing dan menentukan urutannya dalam laporan laba-rugi dan laporan neraca. Anda bisa mengedit daftar akun tetapi tidak bisa mengedit daftar kelompok akun. Kelompok akun yang tersedia adalah sebagai berikut:

1. Kas / Bank
2. Aktiva Lancar
3. Aktiva Tetap
4. Credit Card
5. Kewajiban
6. Modal
7. Prive
8. Beban Operasional
9. Beban Pajak
10. Beban Lain-lain
11. Harga Pokok Penjualan
12. Pendapatan Penjualan
13. Pendapatan Lain-lain

Antarmuka program yang digunakan untuk mengedit Chart Of Account sama dengan antarmuka edit data yang lain. Klik tombol Baru untuk membuat akun baru, Tombol Hapus untuk menghapus akun dan tombol Edit untuk mengedit akun. Untuk mencetak Chart of Account klik tombol Cetak. Sedangkan untuk menyaring daftar akun yang ditampilkan klik tombol Filter.

Jika Anda ingin menambahkan akun baru misalnya Beban Internet untuk prakiraan beban operasional internet tiap bulannya, maka cara adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol Baru, sehingga akan muncul tampilan untuk memasukkan data akun baru sebagai berikut:
   
2. Pilihlah kelompok akun dalam hal ini Beban Operasional sehingga sistem akan otomatis menunjukkan nomor berikutnya untuk kode akun yang baru.
3. Masukkan keterangan untuk akun yaiut Beban Internet.
4. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan.

Setting Periode Akuntansi

Setelah selesai mengedit Chart of Account selanjutnya yang tidak kalah penting adalah menyesuaikan data periode akuntansi. Periode akuntansi berguna untuk mengelompokkan transaksi keuangan ke dalam periode-periode tertentu agar lebih mudah dianalisa. Untuk mulai mengedit data periode akuntansi klik tombol Control, kemudian klik Setting Periode Akuntansi sehingga akan muncul tampilan berikut ini:

Status periode akuntansi menentukan cara modul akuntansi dalam mengambil data ayat jurnal umum. Pada periode akuntansi yang statusnya terbuka maka data ayat jurnal akan mengambil secara langsung dari transaksi Gampang Toko dan Gampang Apotek sehingga ayat jurnal umum yang berhubungan dengan data  tidak kelihatan pada daftar transaksi jurnal umum tetapi muncul pada laporan. Sedangkan pada periode akuntansi yang statusnya tertutup maka semua ayat jurnal yang berhubungan dengan transaksi pada Gampang Toko dan Gampang Apotek akan diposting secara otomatis ke jurnal umum sehingga baru terlihat.

Pada dasarnya data periode akuntansi akan diciptakan secara otomatis pada saat anda melakukan penutupan periode akuntansi. Tetapi pada saat menggunakan modul akuntansi untuk pertama kalinya periode akuntansi harus disesuaikan dengan yang biasa digunakan pada perusahaan.

Antarmuka program yang digunakan untuk mengedit periode akuntansi sama dengan antarmuka edit data yang lain. Klik tombol Baru untuk membuat periode akuntansi baru, Tombol Hapus untuk menghapus periode akuntansi dan tombol Edit untuk mengedit akun. Sedangkan untuk menyaring daftar periode akuntansi yang ditampilkan klik tombol Filter.

Pada Gampang Toko dan Gampang Apotek saat mensetup periode akuntansi pertama kali usahakan setelah tanggal koreksi stok opname karena kalau tidak akan masuk sebagai pendapatan koreksi barang. Jadi misalnya koreksi stok opname dilakukan pada tanggal 1 Januari 2011 maka periode akuntansi dimulai pada tanggal 2 Januari 2011.

Misalkan Anda ingin menyesuaikan data periode akuntansi menjadi per 2 Januari 2011 sampai 31 Desember 2011 maka cara melakukannya adalah sebagai berikut:

1. Pilih periode akuntansi yang ingin diedit.
2. Klik tombol Edit sehingga akan muncul tampilan berikut ini:
   
3. Ubah Tanggal Awal periode menjadi 02/01/2011.
4. Ubah Tanggal Akhir periode menjadi 31/12/2011.
5. Klik tombol Simpan untuk menyimpan periode transaksi.

Setup Saldo Awal Akun

Setelah selesai melakukan setting periode akuntansi tahapan selanjutnya adalah melakukan setup saldo awal akun yaitu menyesuikan saldo akun real terhadap kondisi perusahaan. Setup Saldo Awal Akun hanya perlu dilakukan sekali pada awal anda mulai menggunakan sistem informasi akuntasi saja. Untuk melakukan setup saldo awal akun, klik tombol Control, kemudian klik tombol Setup Saldo Awal Akun sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:

Perhatikanlah pada kolom saldo awal khususnya pada baris Persediaan Barang Dagangan, Pituang Dagang, dan Utang Dagang ditulis dalam huruf tebal yang berarti read only. Hal ini karena nilai akun tersebut secara otomatis disesuaikan dengan data dari sitem POS dan tidak bisa diedit secara manual lewat fasilitas ini.

Masukkanlah saldo akun pada kolom saldo awal kecuali untuk akun-akun di atas. Setelah selesai memasukkan nilai saldo awal akun klik tombol Simpan untuk menyimpan saldo awal akun.

Setelah selesai memasukkan setup saldo awal akun maka Anda telah bisa menampilkan laporan akuntansi setiap saat jika Anda inginkan lewat menu Laporan Akuntansi.

Pencatatan Ayat Jurnal Umum

Setelah Anda selesai memasukkan saldo awal akun maka Anda sudah bisa memulai melakukan pencatatan ayat jurnal umum untuk transaksi yang tidak berhubungan langsung dengan Program Kasir dan Program Stok seperti Transaksi Pendapatan Lain-Lain, Transaksi Pembayaran Tagihan, Transaksi Pembayaran Gaji Pegawai dan lain sebagainya. Untuk mencatat ayat jurnal umum, klik tombol Transaksi, pilih Jurnal Umum sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:

Pada Sistem Informasi Akuntansi pada Software POS dari Ariefsoft ayat-ayat jurnal umum dikelompokkan berdasarkan nomor bukti transaksinya menjadi transaksi jurnal umum. Antarmuka program yang digunakan untuk mengedit transaksi jurnal umum sama dengan antarmuka edit data yang lain. Klik tombol Baru untuk membuat transaksi jurnal umum baru, Tombol Hapus untuk menghapus transaksi jurnal umum dan tombol Edit untuk mengedit transaksi jurnal umum. Sedangkan untuk menyaring daftar transaksi jurnal umum yang ditampilkan klik tombol Filter.

Sebagai contoh Anda ingin mencatat ayat jurnal untuk transaksi Beban Internet yang dibayarkan pada tanggal 8 Oktober 2011 sebesar Rp 100.000 yang dibayar tunai, maka caranya adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol Baru untuk membuat transaksi jurnal umum baru sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
   

   

   
   
2. Secara otomatis Nomor Ref akan terisi dengan nomor urut transaksi jurnal umum.
3. Isi Tanggal dengan tanggal transaksi misalnya 08/10/2011 09:00:00.
4. Klik tabel ayat jurnal, pilih kolom Akun lalu tekan Insert sehingga muncul pilihan akun sebagai berikut:
   

   
5. Pilih Akun yang Kas Tunai.
6. Tekan Enter 2 kali sehingga menuju kolom Kredit, masukkan nilai 100.000.
7. Tekan Enter sekali lagi sehingga akan ditambahkan baris baru pada tabel ayat jurnal paling bawah.
8. Tekan Insert untuk memilih akun, kemudian pilih Beban Internet.
9. Tekan Enter satu kali sehingga menuju kolom Debit, masukkan nilai 100.000.
10. Isi Keterangan dengan keterangan transaksi yaitu "Pembayaran Tagihan Internet".
    

    

    
    
11. Setelah selesai lalu klik Simpan untuk menyimpan transaksi jurnal umum.

Untuk referensi lebih lanjut silahkan melihat kembali buku-buku akuntansi yang telah ada.

Mencetak Laporan Akuntansi

Anda bisa mencetak laporan akuntansi kapanpun Anda menginginkannya setiap saat. Caranya sangat mudah yaitu:

1. Klik tombol Laporan, kemudian pilih Akuntansi.
2. Pilih salah satu laporan yang diinginkan diantara Laporan Jurnal Umum, Laporan Buku Besar, Laporan Neraca Saldo, Laporan Laba / Rugi dan Laporan Neraca.
3. Misalnya Anda ingin memilih Laporan Laba /Rugi, sehingga akan keluar tampilan sebagai berikut:
   

   
4. Pilihlah periode laporan yang diinginkan, untuk melihat laba/rugi bulan Oktober 2011 pilih periode bulanan kemudian masukkan July 2017 s.d July 2017.
5. Klik tombol Tampilkan untuk menampilkan laporan.
   

   
6. Untuk mencetak laporan klik tombol Cetak.
7. Untuk mengekspor laporan ke dalam format PDF, Excel atau Word, klik tombol Export kemudian pilih format file.

Berikut beberapa contoh output laporan akuntansi dari sistem informasi akuntansi ini:

  

 

Menampilkan Grafik Analisis

Fasilitas grafik analisis berguna untuk menggambarkan kondisi dan pertumbuhan keuangan perusahaan ke dalam grafik kue ataupun grafik balok sehingga lebih mudah dimengerti. Untuk menampilkan grafik analisis cara adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol Analisis, kemudian klik Akuntansi, kemudian akan muncul sub menu yang berisi grafik analisis yang mungkin untuk ditampilkan.
2. Klik salah satu grafik, misalnya grafik distribusi harta sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
   

   
3. Masukkan periode grafik yang diinginkan.
4. Klik Cetak jika ingin mencetak grafik ke printer.

Berikut beberapa tampilan grafik analisis akuntansi dari sistem informasi akuntansi ini:

Penutupan Periode Akuntansi

Ketika periode akuntansi berakhir maka periode akuntansi itu harus ditutup. Penutupan periode akuntansi berguna untuk memindahkan saldo akun nominal ke saldo akun real. Penutupan periode akuntansi dilakukan setiap kali suatu periode akuntansi berakhir. Untuk melakukan penutupan periode akuntansi caranya adalah sebagai berikut:

1. Klik Control, kemudian pilih Penutupan Periode Akuntansi sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
   

   
2. Masukkanlah jumlah laba selama satu periode yang akan dimasukkan ke akun laba ditahan.
3. Kemudian klik tabel pembagian laba ke akun modal, masukkan fraksi atau bagian masing-masing akun pemilik modal.
4. Kemudian klik tabel pengurangan modal dari prive lalu masukkanlah jumlah prive jika ada.
5. Terakhir cek Membuka Periode Akuntansi Baru dan pilih tanggal awal dan tanggal akhir periode.
6. Setelah itu klik Simpan untuk menutup periode akuntansi.

Demikianlah petunjuk singkat tentang cara penggunaan modul akuntansi yang terdapat pada Gampang Toko dan Gampang Apotek. Semoga bermanfaat bagi Anda.